Mensajes de seguimiento para visitantes: ejemplos y tiempos

La mayoría de las iglesias sabe que debe dar seguimiento a sus visitantes. Lo difícil es saber qué decir y cuándo, sin sonar como un vendedor. Esta guía le ofrece un plan sencillo de tiempos para el primer mes de un visitante, con ejemplos breves que puede adaptar al estilo de su iglesia, en español y en inglés.

Úselos como punto de partida, no como un guion. El mejor mensaje de seguimiento es el que suena a la persona que lo envía.

Un plan sencillo de tiempos para el primer mes

No hace falta una secuencia larga. Cinco contactos a lo largo de un mes son suficientes para la mayoría de los visitantes, y menos está bien si responden pronto.

| Cuándo | Qué | Quién lo envía | |---|---|---| | En las primeras 24 horas | Un breve agradecimiento por su visita | La iglesia, firmado por una persona real | | Entre el día 2 y el 4 | Un saludo personal y una pregunta abierta | Alguien que lo conoció, o el pastor | | Antes del próximo domingo | Una invitación concreta | Un anfitrión o líder de grupo | | Semanas 2 y 3 | Un saludo amable para saber cómo está | La misma persona de antes | | Alrededor de la semana 4 | Una puerta abierta, y luego se detiene | El pastor o el líder de bienvenida |

Dos reglas hacen que funcione. Primero, use el medio que el visitante eligió. Si solo dejó su correo, no le envíe mensajes de texto. Segundo, detenga la secuencia cuando responda. Cuando ya hay una conversación real, el plan cumplió su propósito.

Antes de enviar: reglas para cada mensaje

• Sea breve. Unas pocas oraciones. Los visitantes leen desde el celular.
• Haga una sola invitación, como máximo. "Venga al grupo pequeño, al almuerzo de nuevos y únase al equipo de alabanza" son tres invitaciones.
• Firme con un nombre real. "Pastor Daniel" o "María, del equipo de bienvenida", no "La oficina de la iglesia".
• Escriba en su idioma. Si el visitante prefiere inglés, todo el mensaje debe ir en inglés, no una nota traducida al final.
• Nunca haga sentir culpa. Nada de "Notamos que no vino". Es una invitación, no un pase de lista.
• Cuide lo que le confiaron. Nunca repita una petición de oración en un mensaje que otra persona podría leer en una pantalla compartida.

Ejemplos de mensajes por etapa

Cambie lo que está entre corchetes por sus datos, y ajuste cualquier cosa que no suene a usted. Los ejemplos usan "usted", que suele ser lo más respetuoso con alguien que apenas conocemos.

En las primeras 24 horas: el agradecimiento

Correo:

Asunto: ¡Qué alegría que nos visitó, [Nombre]! Hola, [Nombre]: Gracias por acompañarnos el domingo en [Iglesia]. Fue una alegría conocerle. Si tiene alguna pregunta sobre nuestra iglesia, solo responda a este correo. Una persona de verdad lee cada respuesta. Con cariño en Cristo, [Su nombre], [cargo]

Mensaje de texto (solo con permiso):

Hola, [Nombre]. Soy [su nombre], de [Iglesia]. ¡Muchas gracias por visitarnos el domingo! Fue un gusto conocerle. No necesita responder, solo queríamos decirle que nos alegró mucho su visita.

Entre el día 2 y el 4: el saludo personal

Este contacto funciona mejor como una llamada breve, o como un mensaje personal si la persona lo prefiere.

Hola, [Nombre], le habla [su nombre], de [Iglesia]. Me dio mucho gusto conocerle el domingo. Me encantaría saber cómo llegó a nuestra iglesia, y si hay algo por lo que podamos orar por usted esta semana.

Si deja un mensaje de voz, que dure menos de medio minuto: su nombre, las gracias y "no hace falta que me devuelva la llamada, a menos que lo desee".

Antes del próximo domingo: una invitación

Elija el único siguiente paso que mejor encaje con lo que supo de la persona.

Hola, [Nombre]. Tenemos un grupo pequeño para familias jóvenes que se reúne los miércoles a las 7 en [vecindario]. Es un ambiente sencillo, con cena y un estudio bíblico corto. Con gusto le guardo un lugar. ¿Le gustaría?

Hola, [Nombre]. Este domingo, después del culto, tendremos un almuerzo sencillo para que las personas nuevas conozcan a los pastores. Usted y su familia son muy bienvenidos. Avíseme si vienen, para que alcance la comida.

Semanas 2 y 3: el saludo para saber cómo está

Si regresó:

[Nombre], ¡qué gusto verle otra vez el domingo! ¿Cómo se ha sentido con nosotros? ¿Hay algo en lo que le pueda ayudar?

Si no ha regresado:

Hola, [Nombre]. Me acordé de usted esta semana y quise saludarle. ¿Cómo ha estado? Si hay alguna manera en que nuestra iglesia pueda servirle, con gusto le ayudo.

Alrededor de la semana 4: la puerta abierta

Hola, [Nombre]. No quiero llenarle el buzón de mensajes, así que esta será mi última nota por ahora. Sepa que siempre será bienvenido en [Iglesia], y si alguna vez necesita oración o alguien con quien hablar, puede escribirme aquí. Bendiciones para usted y su familia.

Y luego deténgase. Si la persona aceptó recibir el boletín, seguirá enterándose de la vida de la iglesia por ese medio.

Situaciones especiales

Algunos visitantes necesitan un primer mensaje distinto.

• Pidió que un pastor lo contactara. Omita el agradecimiento automático y pida al pastor que se comunique personalmente, idealmente en el primer día.
• Dejó una petición de oración. Alguien del equipo de cuidado pastoral debe responder directamente: "He estado orando por [la situación, en términos generales]. ¿Hay algo más que quiera compartir, o le gustaría hablar con un pastor?"
• Una familia con niños. Mencione algo concreto para los niños: "Sus hijos siempre son bienvenidos en [ministerio de niños], y a nuestro equipo le encantaría volver a verlos".
• Nos vio en línea. Agradézcale por acompañar la transmisión, invítele a visitar en persona y dele un dato práctico, como dónde estacionarse.

Para visitantes que prefieren inglés

En una iglesia bilingüe, los mensajes en inglés deben sonar naturales para quien habla inglés, no como una traducción palabra por palabra. Dos ejemplos breves:

Hi [Name], this is [Your name] from [Church]. Thank you so much for visiting on Sunday! It was great to meet you. If you have any questions about our church, I'm happy to help.

Hi [Name], this Sunday after service we're having a simple lunch for newer folks to meet the pastors. You and your family would be very welcome.

Si nadie en su equipo escribe con soltura en inglés, pida a un miembro bilingüe que revise sus plantillas una sola vez y guárdelas listas para usar.

Cómo le ayuda Church By Faith a enviar estos mensajes

Church By Faith tiene algunas herramientas que encajan con este plan de tiempos, y también límites que conviene conocer. (Puede verlas en contexto en la página de funciones.)

• Automatización de correos de bienvenida. La secuencia inicial "Bienvenida a invitados" comienza cuando un invitado se registra. Su primer paso es un correo, enviado a quienes aceptaron recibir correo, y después de un número de días de espera sigue un paso de notificación push con el que todavía no conviene contar. Viene como borrador, así que su iglesia decide si la activa. Puede editar el texto en español y en inglés en Plantillas de mensajes, para que el agradecimiento suene a su iglesia.
• Respuestas personales desde una sola bandeja. El personal puede responder a los visitantes por correo desde la Bandeja de entrada compartida, usando plantillas de respuesta aprobadas como punto de partida. También se puede responder por mensaje de texto una vez que su iglesia conecte su propio número y complete el registro ante los operadores (A2P 10DLC), y solo cuando la persona aceptó recibir textos.
• El consentimiento se registra por medio, así que su equipo puede ver si un visitante aceptó correo, mensajes de texto o llamadas antes de comunicarse.

Lo que no hace: no hay envíos masivos de texto ni campañas de SMS; los mensajes de texto son solo uno a uno. Las llamadas y las notas escritas a mano siguen en manos de su equipo, y para la mayoría de los visitantes eso es algo bueno. Los planes y sus límites están en la página de precios.

Lista rápida

• Cinco contactos en unas cuatro semanas, menos si la persona responde.
• Use solo el medio que cada visitante eligió.
• Una sola invitación por mensaje, firmada por una persona real.
• Escriba los mensajes en inglés con naturalidad, no como traducciones.
• Atienda en persona las peticiones de pastor y de oración.
• Envíe un último mensaje de puerta abierta, y luego deténgase.

Vea cómo Church By Faith maneja los correos de bienvenida y las respuestas personales desde una sola bandeja: conozca las funciones.