Comunicación en la iglesia: correo, texto, push y teléfono

En muchas iglesias el problema no es la falta de comunicación, sino el canal equivocado. El anuncio que debía ir por correo salió como mensaje de texto, la noticia de oración que merecía una llamada terminó en un grupo, y las personas que más necesitaban enterarse no se enteraron. En esta guía le explicamos para qué sirve el correo electrónico, el mensaje de texto, la notificación push y la llamada telefónica, qué necesita cada uno antes de usarlo y cómo elegir entre ellos.

Cuatro canales, cuatro funciones distintas

Ayuda pensar en cada canal como un tipo de visita diferente. Uno es una carta, otro es tocar a la puerta, otro es un toquecito en el hombro y otro es sentarse a conversar.

Correo electrónico

El correo es su carta. Permite dar detalles: el boletín mensual, una actualización de un ministerio con fotos, la presentación de una nueva serie de prédicas o los próximos pasos para nuevos miembros. La persona lo lee cuando quiere, así que sirve para todo lo que es útil pero no urgente.

Sus ventajas son el espacio, los enlaces y que queda un registro que se puede consultar después. Su debilidad es la atención: las bandejas de entrada están llenas, y el asunto tiene que ganarse que lo abran.

Mensajes de texto

Un mensaje de texto es tocar a la puerta. Es breve, personal y casi siempre se lee enseguida; precisamente por eso hay que usarlo con cuidado. Funciona mejor en conversaciones uno a uno: responder a un visitante que pidió que lo llamaran, preguntar cómo sigue alguien después de una visita al hospital o confirmar una hora con una familia.

También es el canal con más reglas. En Estados Unidos, las compañías telefónicas esperan que las organizaciones, incluidas las iglesias, registren cómo envían sus mensajes. Las personas deben aceptar recibirlos y deben poder darse de baja.

Notificaciones push

Una notificación push es un toquecito en el hombro desde una aplicación o un navegador que la persona ya autorizó. Sirve para avisos cortos y oportunos, como «La transmisión está por comenzar» o «Alguien respondió a su petición de oración». Solo llega a quienes instalaron la app o activaron las notificaciones del navegador, y es el canal que más fácilmente se abusa. Cuando alguien las desactiva, rara vez las vuelve a activar.

Llamadas telefónicas

La llamada sigue siendo el canal más pastoral que usted tiene. El duelo, la enfermedad, un conflicto o un visitante que pidió hablar con alguien merecen una voz, no un mensaje. Las preguntas prácticas son quién contesta el teléfono de la iglesia, a dónde van las llamadas fuera de horario y cómo llegan los recados a la persona indicada.

Lo que necesita cada canal antes de usarlo

Cada canal requiere preparación. Planifíquela antes de anunciar algo desde el púlpito.

• Correo: una dirección de envío que la gente reconozca, una lista de personas que aceptaron recibir sus mensajes y una forma sencilla de darse de baja. Permitir que cada quien elija temas (eventos, oración, boletín) mantiene las listas más sanas que una sola lista para todo.
• Texto: un número dedicado, el registro de ese número ante las compañías telefónicas, el consentimiento registrado de cada persona y una forma que funcione para dejar de recibir mensajes. Responder STOP es lo habitual. Los mensajes sin registro pueden ser filtrados o bloqueados.
• Push: una app o sitio web que admita notificaciones, el permiso de la persona en su propio dispositivo y ajustes que le permitan elegir qué recibe.
• Teléfono: un responsable claro. Un número que suena en una oficina vacía, o un buzón de voz que nadie revisa, hace más daño que no tener número.

Hay una regla que aplica a los cuatro: el consentimiento es por canal. Quien escribió su correo en una tarjeta de visitante no aceptó recibir mensajes de texto. Registre cada canal por separado, con la fecha y la forma en que la persona dio su permiso.

Cómo elegir el canal para cada mensaje

Cuando tenga dudas, hágase dos preguntas: ¿qué tan urgente es? y ¿qué tan personal es?

| Mensaje | Mejor canal | Por qué | |---|---|---| | Boletín mensual | Correo | Largo, no urgente, vale la pena guardarlo | | Respuesta a un visitante que pidió que lo contactaran | Texto o llamada | Personal y con cierta urgencia | | «El culto será solo en línea por la tormenta» | Correo y el tablero de avisos, más push si lo tiene | Urgente y para todos | | Seguimiento después de una visita al hospital | Llamada, luego un texto breve | Personal y pastoral | | Nueva serie de prédicas | Correo y el tablero de avisos | Informativo | | Respuesta a una petición de oración | Una respuesta privada por el canal que la persona eligió | Personal y delicado |

Algunos ejemplos lo aclaran.

Una persona visita por primera vez, llena un formulario y marca «Me gustaría que alguien me contacte». Un texto o una llamada personal de alguien con nombre, en uno o dos días, comunica mucho más que agregarla a un boletín.

Una tormenta de nieve obliga a cerrar el templo el sábado por la noche. El correo llega a todos los suscritos, el tablero de avisos alcanza a quienes abren el sitio o la app de la iglesia, y una cadena de llamadas cubre a los hermanos que no usan internet.

Una familia pierde a un abuelo. Nadie debería enterarse por un mensaje de grupo. El pastor llama, y el equipo de cuidado pastoral da seguimiento en persona.

Errores comunes que conviene evitar

• Un solo canal para todo. Cuando todo se envía por texto, los textos dejan de sentirse personales.
• Teléfonos prestados. Cuando el personal escribe desde su celular personal, no queda registro, se borran los límites y la conversación se va con esa persona cuando deja su puesto.
• No tener un plan bilingüe. Si su congregación lee en inglés y en español, decida cómo llegará cada mensaje en cada idioma. Un correo largo en inglés con una línea en español al final no sirve bien a nadie.
• Suponer que el consentimiento se extiende. Inscribirse en la lista de un ministerio no es permiso para todo lo demás.
• Olvidar a quienes no están en línea. Algunos de sus hermanos más fieles no usan aplicaciones. Mantenga una lista telefónica para ellos.

Cómo lo resuelve Church By Faith

Church By Faith reúne estos canales en un área de Comunicaciones, con bandeja de entrada, contactos, segmentos, campañas de correo, plantillas de mensajes y configuración. Así se ve cada canal hoy, dicho con claridad.

• Correo. Las campañas de correo (desde el plan Growth, al momento de escribir) tienen asunto, texto de vista previa, tema y audiencia, con versiones separadas en inglés y en español. Puede enviar una prueba, aprobar y luego enviar o programar. Las personas solo reciben campañas de los temas que eligieron, y una página pública de preferencias les permite cambiar temas o idioma, o darse de baja.
• Texto. El equipo puede responder a cada persona por mensaje de texto, uno a uno, desde la bandeja de entrada y con el número propio de la iglesia. Para esto la iglesia necesita su propio registro ante las compañías telefónicas (A2P 10DLC), que By Faith Apps confirma antes de aprobar el número. No hay envíos masivos ni campañas de SMS.
• Push. Los ajustes de notificaciones ya existen en la plataforma, pero todavía no conviene contar con el envío de notificaciones push, y la app nativa no está en las tiendas de aplicaciones. Church By Faith funciona hoy en el navegador de cualquier teléfono, y la app nativa viene en camino.
• Teléfono. El enrutamiento de llamadas hacia su equipo forma parte de Comunicaciones, y las llamadas y los mensajes de voz llegan a la misma bandeja de entrada. Es una función reciente, así que pruébela con sus propias llamadas antes de publicar un número.
• Anuncios. El tablero de Avisos sirve para las noticias de toda la iglesia, con opción de fijar, elegir la audiencia y programar.

Detrás de todo esto, el consentimiento de cada persona para correo, texto y llamadas se registra por separado, con su origen y fecha, y cada miembro puede administrar sus preferencias en su perfil. Puede ver la lista completa en la página de funciones y comparar los planes en la página de precios.

Lista rápida

• Defina qué canal usará cada tipo de mensaje y déjelo por escrito.
• Registre el consentimiento por canal, con fecha y origen.
• Registre cualquier número desde el que piense enviar textos antes de usarlo.
• Reserve los textos para conversaciones personales y oportunas.
• Dé a las personas una forma clara de elegir temas y de darse de baja.
• Planifique para cada idioma que lee su congregación.
• Mantenga una lista telefónica para quienes no están en línea.

Vea cómo se integran el correo, los mensajes de texto uno a uno y la bandeja de entrada en la página de funciones de Church By Faith.