Inscripciones y recordatorios para eventos: guía práctica

Un buen evento de la iglesia comienza mucho antes de que se abran las puertas. La gente necesita enterarse, entender de qué se trata, inscribirse con facilidad y acordarse de venir. Cuando falta alguno de esos pasos, terminan con sillas vacías o con comida que no alcanza.

Esta guía presenta una forma práctica de organizar inscripciones y recordatorios que funciona para un equipo pequeño, use la herramienta que use. Donde las herramientas comunes se quedan cortas, ofrece alternativas sencillas.

Decida qué tipo de inscripción necesita

No todo evento necesita inscripción. Elegir el nivel correcto simplifica las cosas para su equipo y para la congregación.

• Sin inscripción. Cultos regulares y reuniones abiertas. Basta con publicar fecha, hora y lugar.
• Una confirmación sencilla. Una comida de confraternidad o un día de trabajo, donde quiere una idea de cuántos vendrán.
• Inscripción con cupo. Un retiro, una clase o una capacitación con lugares o materiales limitados.
• Inscripción con pago. Un congreso, un campamento o un viaje con costos que cubrir.

Hágase una pregunta para cada evento: "¿Qué necesitamos saber de antemano para servir bien a la gente?". Si la respuesta es "nada", no pida inscripción.

Prepare una página del evento fácil de entender

Use la herramienta que use, cada página de evento debe responder rápido las mismas preguntas.

• Qué es, en una frase sencilla.
• Cuándo empieza y termina.
• Dónde es, con detalles del estacionamiento o la entrada si hace falta.
• Para quién es: toda la iglesia, damas, jóvenes, familias.
• Cuánto cuesta, si tiene costo, y cómo se paga.
• A quién pueden preguntarle.

En una congregación bilingüe, escriba la página en ambos idiomas, no solo el título traducido. Una familia que solo lee español debe tener todos los detalles.

Una descripción breve puede cubrir todo esto en pocas líneas:

"Picnic familiar. Sábado 14 de junio, de 11 a. m. a 2 p. m., en el parque detrás de la iglesia (entrada por la calle Oak). Para todas las edades. Gratis; por favor traiga un plato para compartir. ¿Preguntas? Comuníquese con la oficina de la iglesia."

Agregue una imagen de portada clara y publique los eventos grandes con dos o tres semanas de anticipación. Si los planes cambian, actualice la página enseguida y avise a quienes ya se inscribieron.

Configure las confirmaciones y el cupo

Cuando sepa lo que necesita, mantenga la inscripción lo más breve posible.

1. Pida solo lo que va a usar. Muchas veces basta con el nombre y cuántas personas vienen.
2. Fije un cupo si el espacio o los materiales son limitados, y decida qué pasa cuando se llene: una lista de espera o una nota para comunicarse con la oficina.
3. Ofrezca "tal vez". Le da una idea más honesta que obligar a decir sí o no.
4. Nombre a una persona que revise la lista cada semana y responda preguntas.
5. Cierre la inscripción uno o dos días antes, para que el equipo pueda prepararse.

El día del evento, tenga una lista impresa en la entrada. Si lleva control de asistencia, registre quién vino de verdad, que muchas veces no coincide con quién se inscribió.

Planifique los recordatorios

Los recordatorios convierten las inscripciones en asistencia. Un calendario sencillo funciona bien:

• Dos o tres semanas antes: anuncie el evento y abra la inscripción.
• Una semana antes: un recordatorio para todos, con los detalles principales.
• Dos días antes: una nota personal a los inscritos, con qué llevar y a dónde llegar.
• El mismo día: un mensaje breve de "Los esperamos esta noche" para los eventos importantes.

Si su herramienta no envía recordatorios automáticos

Muchas plataformas para iglesias, incluida Church By Faith en el caso de los eventos comunes, no envían recordatorios automáticos. Aun así puede crear una rutina confiable:

• Ponga los recordatorios en el calendario del equipo. Cree las tareas de recordatorio al publicar el evento, para que nadie tenga que acordarse.
• Programe un aviso que aparezca la semana antes del evento.
• Envíe un correo de recordatorio a quienes probablemente vendrán o a todos los inscritos.
• Pida a los líderes de grupos y ministerios que les recuerden personalmente a su gente. Un mensaje de alguien conocido funciona mejor que cualquier automatización.
• Anime a los inscritos a guardar el evento en el calendario de su teléfono al momento de inscribirse.

Tenga lista una plantilla corta para que cada recordatorio tome un minuto: "Hola, [nombre]. Le recordamos que [evento] es este [día] a las [hora] en [lugar]. Traiga [artículo]. ¿Preguntas? Responda a este mensaje".

Después del evento

El seguimiento es parte del evento, sobre todo para los visitantes.

• Envíe un breve agradecimiento a todos los que vinieron, con fotos solo si las personas aceptaron ser fotografiadas.
• Comuníquese personalmente, en pocos días, con quienes vinieron por primera vez.
• Hágale dos preguntas a su equipo: qué funcionó y qué conviene cambiar la próxima vez.
• Anote la asistencia final junto al número de confirmaciones. Con el tiempo, esto le ayudará a calcular mejor la comida, las sillas y los voluntarios.

Maneje con honestidad los eventos con costo

Si un evento tiene costo, que el pago no cause confusión.

• Use una herramienta de pago aparte pensada para eventos, o cobre en la entrada.
• Lleve una lista sencilla de quién ya pagó, junto a su lista de confirmaciones.
• No registre los pagos de eventos como ofrendas. Pagar un retiro o una comida normalmente no es una donación, y mezclar ambas cosas puede causar problemas en las constancias de ofrendas. Consulte con su contador cómo manejar los ingresos de eventos.
• Ofrezca ayuda con discreción. Muchas iglesias invitan a hablar en privado con un pastor si el costo es un obstáculo.

Cómo lo resuelve Church By Faith

Church By Faith incluye eventos en todos los planes. Basic permite hasta 10 eventos activos, y Growth y Premium no tienen límite (vea los precios).

• Eventos con imagen de portada. Cree y publique eventos. Los eventos publicados aparecen también en el sitio web público de su iglesia, si tiene uno, y al cancelar un evento este sale del calendario público.
• Confirmación opcional. Active la opción de pedir confirmación de asistencia y los miembros podrán responder Asistiré, Tal vez o No puedo ir.
• Límite de cupo. Muestre cuántos lugares están ocupados para que la gente sepa cuándo se está llenando.
• Calendario. Un calendario de la iglesia con vista mensual y de lista en la web, y una agenda de próximos eventos (los siguientes 60 días) en la aplicación, donde cada miembro ve sus propios eventos.
• Registros de asistencia. Marque a las personas como presentes, ausentes o justificadas, por separado de las confirmaciones.
• Alternativas que encajan. Los Avisos se pueden programar para que aparezcan antes del evento, y en el plan Growth puede enviar campañas de correo en inglés y español a quienes eligieron recibir correos de eventos.

Para ser claros sobre lo que falta: los eventos comunes no envían recordatorios automáticos y no hay venta de boletos ni pagos de eventos. Para eventos por Zoom con inscripción pública, pregúntenos por las campañas de eventos en la página de contacto.

Lista rápida

• Elija el nivel de inscripción más sencillo que necesite cada evento.
• Responda qué, cuándo, dónde, para quién, costo y contacto en cada página, en cada idioma de su congregación.
• Pida solo la información que usará y fije un cupo si el espacio es limitado.
• Ponga el plan de recordatorios en el calendario del equipo al publicar.
• Use a los líderes, los avisos y el correo para recordar a la gente.
• Maneje los eventos con costo con una herramienta de pago aparte y separe esos pagos de las ofrendas.

Vea cómo funcionan los eventos, las confirmaciones de asistencia y el calendario en la página de funciones de Church By Faith.