Cómo pasar de varias herramientas a una sola plataforma

Muchas iglesias funcionan con un rompecabezas: una app para las ofrendas, otra para el correo, una hoja de cálculo para los miembros, un chat para la cadena de oración y otro sitio para las prédicas. Cada herramienta tenía sentido cuando la agregaron. Juntas significan más contraseñas, más cobros mensuales y más lugares donde una persona se puede perder. Pasar a una sola plataforma puede ayudar, pero solo si planifica la mudanza con el mismo cuidado con que elige el programa.

Haga inventario antes de mover nada

Empiece con una lista honesta. Para cada herramienta que usa su iglesia, anote:

• Qué hace (ofrendas, correo, registro de miembros, prédicas, oración, eventos, sitio web).
• Quién la usa (oficina, pastores, tesorero, voluntarios, miembros).
• Cuánto cuesta y cuándo se renueva.
• Dónde están los datos y cómo sacarlos (un archivo de exportación, un informe, copiar y pegar).
• Qué se rompería si desapareciera mañana.

Incluya también las herramientas informales: el correo compartido, el chat de la cadena de oración, la hoja de cálculo personal de algún voluntario. Muchas veces guardan la información más importante y son las más fáciles de olvidar.

Las fechas de renovación importan más de lo que parece. Le dicen cuándo puede cambiar sin pagar dos veces.

Decida qué se muda, qué se queda y qué se retira

No todo tiene que mudarse, y eso está bien. Ponga cada herramienta en uno de tres grupos:

1. Se muda: la nueva plataforma hace este trabajo lo bastante bien, así que la herramienta anterior se va.
2. Se queda: la nueva plataforma no cubre este trabajo, o su herramienta actual lo hace claramente mejor. Ejemplos comunes son el registro de entrada de los niños, la programación de voluntarios, la planificación de la adoración y el programa de contabilidad.
3. Se retira: en realidad ya nadie la usa. Exporte lo que necesite y ciérrela.

Sea realista. "Una sola plataforma" casi nunca significa literalmente una. Normalmente significa un solo hogar para las personas, la comunicación y el ministerio, con unas pocas herramientas especializadas alrededor. Dos herramientas bien elegidas son mejores que siete que se repiten.

Limpie sus datos antes de que viajen

Mudar datos desordenados solo muda el desorden. Antes de migrar:

• Elimine los duplicados. La misma familia suele aparecer tres veces en tres herramientas, con el nombre escrito un poco distinto.
• Revise el consentimiento. No dé por hecho que todos los de una lista vieja aceptaron recibir correos de la iglesia, y nunca dé por hecho que alguien aceptó recibir mensajes de texto. Lleve solo los permisos que pueda respaldar y, si tiene dudas, vuelva a preguntar.
• Decida qué historial necesita de verdad. Las inscripciones a eventos de hace cinco años quizá no valgan la pena. El historial de ofrendas para fines fiscales, sin duda sí. Guarde en un lugar seguro una exportación con fecha de cada sistema anterior, incluso después de mudarse.
• Corrija lo básico. Vale la pena dejar bien ahora los nombres, correos, teléfonos y el idioma preferido de cada persona.

Cambie por etapas, no todo de una vez

Una mudanza por etapas mantiene el ministerio en marcha mientras cambian las herramientas. Un orden sensato:

1. Personas y roles. Configure primero a sus líderes con los permisos correctos y luego invite a los miembros.
2. Comunicación. Mude los avisos y el correo para que la gente empiece a buscar en el lugar nuevo.
3. Contenido. Prédicas, eventos, grupos y cursos.
4. Las ofrendas al final. El dinero es donde la gente menos perdona la confusión. Mantenga la forma anterior de ofrendar hasta que la nueva esté probada y anunciada.

En cada etapa, use el sistema viejo y el nuevo al mismo tiempo durante un periodo corto y definido, luego fije una fecha de cierre firme y avísele a todos. Evite cambiar algo importante en las semanas antes de Semana Santa, Navidad o un evento grande.

Acompañe a su gente en el cambio

Los cambios de software fracasan más por las personas que por la tecnología. Algunos hábitos ayudan:

• Explique el porqué. "Todo en un solo lugar y en su idioma" se recibe mejor que "compramos un programa nuevo".
• Capacite primero a los líderes. Pastores, líderes de grupo y personal de oficina deben sentirse cómodos antes de que lleguen los miembros.
• Ofrezca ayuda en persona. Una mesa después del culto, con un voluntario que ayude a la gente a entrar desde su teléfono, vale más que un correo largo.
• Comunique en cada idioma que habla su iglesia. Si las instrucciones están solo en inglés, parte de la congregación se queda atrás.
• Escriba una guía de una página con las tres cosas que más harán los miembros: iniciar sesión, encontrar los eventos y enviar una petición de oración.
• Tenga paciencia con los hermanos mayores. Durante los primeros meses, deles un teléfono o una persona a quien acudir.

Este es un ejemplo de texto para el primer anuncio:

A partir del próximo mes, las peticiones de oración, los avisos y los eventos estarán en un solo lugar, en español o en inglés, como usted prefiera. Recibirá una invitación por correo para iniciar sesión. Después de cada culto, [nombres de los voluntarios] estarán en la mesa de bienvenida para ayudarle a empezar desde su teléfono. La cadena de oración anterior seguirá funcionando hasta fin de mes.

Cómo lo resuelve Church By Faith

Church By Faith está pensado para ser el hogar único de las personas, la comunicación y el ministerio: miembros y grupos, oración y cuidado pastoral, avisos y correo, prédicas y videos, eventos, cursos, la Biblia y las ofrendas, todo en inglés y en español. Puede ver la lista completa en la página de funciones. Los administradores pueden apagar cualquier función que su iglesia no use, para que los miembros solo vean lo que a ustedes les importa.

Para la mudanza en sí, una persona real le ayuda con la configuración: roles, marca y qué activar primero. Trasladar prédicas, eventos y otro contenido existente es un servicio adicional con costo. Invitar a la gente es sencillo: envíe invitaciones por correo de un solo uso, o pegue hasta 100 direcciones a la vez y vea el resultado de cada fila. Hoy las personas se unen por invitación; los visitantes todavía no pueden pedir unirse por su cuenta. Cuando llega una solicitud para unirse (por ejemplo, desde un sitio web que construimos), espera sin acceso hasta que un administrador la aprueba, así que usted mantiene el control durante el cambio. Si sus prédicas ya están en YouTube o Vimeo, la biblioteca de videos puede insertarlas. Si el equipo construye el sitio web de su iglesia, los paquetes de sitio web incluyen la carga de cierta cantidad de prédicas existentes, y las adicionales se pueden migrar con un costo por prédica. Las cifras actuales están en la página de precios.

Las ofrendas merecen un cuidado especial. Al momento de escribir esto, las ofrendas con tarjeta (únicas y mensuales, por Stripe y PayPal) todavía no están disponibles para iglesias nuevas: hoy solo funcionan para nuestro ministerio fundador, porque las cuentas de pago por iglesia aún no están construidas. El registro de ofrendas viene en todos los planes: cada miembro registra la ofrenda que envió por Zelle, cheque, efectivo o transferencia, y cuenta en sus totales cuando su tesorero confirma que llegó. El personal no puede registrar una ofrenda en nombre de otra persona, así que planifique cómo se lo explicará a quienes ofrendan. Planifique la etapa de ofrendas con el equipo antes de anunciarla.

Algunos trabajos seguirán en herramientas aparte. Church By Faith no ofrece registro de entrada de niños, programación de voluntarios, planificación de la adoración, contabilidad ni mensajes de texto masivos. Si hoy depende de eso, consérvelo. Y si algún día se va, sus datos son suyos: en todos los planes, el personal con permiso puede exportar las ofrendas y los contactos a CSV, y puede pedirle al equipo que exporte el resto.

Lista rápida

• Anote cada herramienta, incluidas las informales, con su costo y fecha de renovación.
• Clasifique cada una: se muda, se queda o se retira.
• Elimine duplicados y lleve solo el consentimiento que pueda respaldar.
• Guarde una exportación con fecha de cada sistema anterior.
• Mude por etapas: personas, comunicación, contenido y, al final, ofrendas.
• Capacite a los líderes antes que a los miembros, en cada idioma de su iglesia.
• Fije una fecha de cierre firme para cada herramienta anterior y anúnciela.

¿Está planeando el cambio? Hable con el equipo de Church By Faith sobre sus herramientas actuales y cómo sería una transición por etapas.