Cómo registrar con claridad las ofrendas en persona y en línea

La mayoría de las iglesias reciben ofrendas y diezmos de varias maneras a la vez: efectivo y cheques en el culto, transferencias por Zelle durante la semana y ofrendas con tarjeta en línea. Cuando cada tipo vive en un cuaderno o una hoja de cálculo distinta, los totales dejan de cuadrar y el cierre de año se vuelve estresante.

La solución no es complicada. Se trata de un solo lugar para registrar cada ofrenda, unos cuantos hábitos constantes y una revisión regular contra el banco. Esta guía le lleva por ese proceso paso a paso.

Primero, acuerden unas reglas básicas

Antes de cambiar cualquier herramienta, acuerde estos principios con su tesorero y su equipo de conteo.

1. Un solo registro oficial. Toda ofrenda, llegue como llegue, termina en el mismo lugar. Los cuadernos auxiliares pueden ayudar, pero no reemplazarlo.
2. Cada ofrenda se registra una sola vez. Decidan qué paso crea el registro para que nadie anote la misma ofrenda dos veces.
3. Cada registro lleva los mismos datos básicos: fecha de recepción, monto, método (efectivo, cheque, Zelle, tarjeta, PayPal), donante o "anónimo" y una referencia, como el número de cheque.
4. Nada se borra. Los errores se corrigen con una nota, para que el historial quede claro.
5. El efectivo lo manejan dos personas. El conteo y el registro nunca deben depender de una sola persona.

Escriba estas reglas y guárdelas junto con los materiales de conteo. Protegen a la iglesia y a los voluntarios que sirven.

Registrar el efectivo y los cheques del culto

El efectivo y los cheques requieren más cuidado porque pasan por varias manos.

El domingo

• Mantenga la ofrenda segura desde que se recoge hasta que se cuenta.
• Cuenten al menos dos personas que no sean familiares entre sí, en un cuarto privado.
• Llenen una hoja de conteo: efectivo suelto, efectivo en sobres con nombre y cada cheque con su número, monto y donante.
• Ambos contadores firman la hoja.
• Preparen el depósito y anoten el total que va al banco.

Después

• Registre cada ofrenda con nombre a nombre del donante, con el método y el número de cheque.
• Registre el efectivo suelto como un solo monto anónimo.
• Guarde las hojas de conteo junto con el comprobante de depósito, para poder rastrear cada registro.
• Guarde las copias de los cheques en un lugar seguro, o no las guarde. Contienen números de cuentas bancarias.

Una línea de ejemplo en la hoja de conteo podría decir: "Cheque #2451, $50.00, M. Rivera, sobre marcado 'diezmo'". Con ese detalle, cualquiera puede rastrearlo después.

Registrar Zelle y transferencias bancarias

Las transferencias llegan en silencio durante la semana y es fácil pasarlas por alto.

• Asigne a una persona para revisar la cuenta bancaria de la iglesia un día fijo cada semana.
• Vincule cada transferencia con un donante usando el nombre o la nota. Si el nombre no está claro, pregunte con amabilidad antes de adivinar.
• Registre la fecha en que llegó el dinero, no la fecha en que alguien dice que lo envió.
• Pida a quienes ofrendan con regularidad que escriban una nota, como "Ofrenda, domingo", para identificar sus ofrendas con facilidad.

Algunos hermanos le dirán que ya ofrendaron por Zelle antes de que aparezca. Puede anotarlo como esperado, pero cuéntelo solo cuando aparezca en el banco.

Registrar las ofrendas en línea con tarjeta y PayPal

La plataforma de ofrendas registra automáticamente las ofrendas en línea, pero aun así necesitan un poco de atención.

• Sepa qué está registrando. Un donante ofrenda $100, el procesador cobra una comisión y al banco llega un monto menor. Decida con su contador si registra la ofrenda completa y la comisión por separado. La mayoría de los donantes esperan que su constancia muestre el monto completo que dieron.
• Anote cuando el donante cubre la comisión. Si eligió agregar la comisión de procesamiento, la ofrenda registrada y el monto cobrado serán distintos.
• Esté atento a pagos fallidos y reembolsos, y asegúrese de que no queden en sus totales.
• Compare los pagos del procesador con los depósitos bancarios. Un solo depósito suele reunir muchas ofrendas.

Concilie cada mes

Conciliar es simplemente confirmar que sus registros y el banco coinciden. Es el paso que hace confiables todos los demás.

1. Sume todas las ofrendas registradas en el mes, por método.
2. Compare los totales de efectivo y cheques con los depósitos de cada domingo.
3. Compare los registros de Zelle y transferencias con el estado de cuenta.
4. Compare las ofrendas en línea con los pagos del procesador.
5. Investigue cualquier diferencia, escriba una nota breve y corrija los registros, nunca borrando.

Si no puede explicar una diferencia, consulte a su contador en lugar de forzar los números. Qué cuenta como contribución deducible y qué constancias necesitan los donantes son preguntas para su contador, no para su software.

Cuando un donante pregunta por sus ofrendas

Los registros claros dan fruto cuando un hermano pregunta: "¿Me puede decir cuánto ofrendé este año?" o "¿Llegó mi cheque?".

• Busque su historial en el registro oficial, no en un cuaderno auxiliar.
• Comparta solo las ofrendas confirmadas y explique las que siguen pendientes.
• Si recuerda una ofrenda que usted no encuentra, revise las hojas de conteo y el banco de esa fecha antes de decir que no.
• Si encuentra un error, corríjalo con una nota y dígale qué cambió.
• Comparta los detalles solo con el propio donante, nunca con su cónyuge u otro familiar, a menos que la ofrenda se haya dado en conjunto.

Una respuesta tranquila y exacta genera confianza en la manera en que la iglesia cuida cada ofrenda.

Cómo lo resuelve Church By Faith

Church By Faith reúne las ofrendas registradas a mano y las de línea en un solo registro de ofrendas. El registro de ofrendas viene en todos los planes, incluido Basic, una vez que un administrador activa la función de Ofrendas (vea los precios). Las ofrendas en línea con tarjeta y PayPal funcionan hoy solo para nuestro ministerio fundador.

• Ofrendas registradas a mano. Cada miembro registra desde su propia cuenta la ofrenda que envió por Zelle, en efectivo, con cheque o por transferencia. Cada una queda como prometida y el tesorero confirma que llegó. Solo cuentan en los totales después de confirmarse, lo que refleja la regla de "contarla cuando esté en el banco". El personal no puede registrar una ofrenda en nombre de otra persona, así que conserve las hojas de conteo firmadas y los comprobantes de depósito para las ofrendas del alfolí que el donante no registra.
• Poner nombre a ofrendas en línea sin nombre. "Registrar quién dio esta ofrenda" permite al tesorero poner nombre a una ofrenda con tarjeta o PayPal que llegó sin nombre, usando el nombre que informa el procesador o los registros de la iglesia.
• Ofrendas en línea registradas automáticamente. Donde las ofrendas con tarjeta y PayPal están activas, las del pago alojado se registran sin que nadie las escriba, incluido si el donante eligió agregar la comisión. Hoy eso es solo nuestro ministerio fundador: las ofrendas con tarjeta todavía no están disponibles para otras iglesias, porque aún no están construidas las cuentas de pago por iglesia.
• Informe y exportación. Un informe de ofrendas con páginas por donante y una exportación CSV para conciliar y para preparar las constancias de fin de año con su contador.

Zelle se registra a mano; no está conectado con su banco. Church By Faith no concilia automáticamente con su banco, no maneja fondos designados, no se conecta con programas de contabilidad ni prepara las constancias anuales por usted. Conozca más en la página de funciones.

Lista rápida

• Tenga un solo registro oficial y anote cada ofrenda una sola vez.
• Registre fecha, monto, método, donante y una referencia en cada ofrenda.
• Cuenten el efectivo dos personas que no sean familiares y firmen la hoja de conteo.
• Revise las transferencias cada semana y cuéntelas cuando lleguen al banco.
• Decida con su contador cómo registrar las comisiones de procesamiento.
• Concilie cada mes y corrija los errores con una nota, nunca borrando.

Vea cómo se reúnen las ofrendas registradas a mano y las de línea en la página de funciones de Church By Faith.