Cómo dar seguimiento a los visitantes que llegan por primera vez

Quien visita su iglesia por primera vez está decidiendo, en silencio, si volverá. Lo que pasa después de que sale el domingo pesa tanto como lo que vivió durante el culto. La buena noticia es que el seguimiento no requiere un personal grande. Requiere un proceso sencillo, unas cuantas personas que conozcan su parte y una sola lista en la que todos confíen.

Esta guía trata del proceso y de los roles. Está pensada para imprimirla y conversarla en su próxima reunión de líderes.

El seguimiento es trabajo de equipo, no una tarea más del pastor

En muchas iglesias pequeñas, el seguimiento de visitantes termina en manos del pastor sin que nadie lo decida. El pastor saluda a la familia en la puerta, trata de recordar sus nombres y piensa llamarlos el martes. Pero el martes llega con un funeral y una gotera en el techo, y la llamada nunca se hace.

Repartir el trabajo entre un equipo pequeño resuelve esto. Además, le da al visitante algo muy valioso: la sensación de que una iglesia lo notó, no solo un líder ocupado. Pablo nos exhorta a recibirnos unos a otros como Cristo nos recibió (Romanos 15:7), y esa es tarea de todo el cuerpo.

En una iglesia pequeña, el equipo de seguimiento puede ser de tres o cuatro personas:

• Líder de bienvenida. Es responsable del proceso, dirige una breve reunión semanal y se asegura de que cada visitante tenga un siguiente paso.
• Ujieres o anfitriones. Reciben a los visitantes el domingo y, con amabilidad, reúnen los pocos datos que se necesitan.
• Pastor o anciano. Hace el contacto personal cuando un visitante pide hablar con un líder o comparte una necesidad.
• Conector. Muchas veces es un líder de grupo pequeño o de ministerio que invita al visitante a algo más pequeño que el culto del domingo.
• Encargado de registros. Se asegura de que los datos queden en un solo lugar ese mismo día. Puede ser el mismo líder de bienvenida.

Una persona puede tener más de un rol. Lo importante es que cada tarea tenga un nombre al lado.

Antes del domingo: decida qué datos pedir y dónde guardarlos

El seguimiento suele fallar antes de que llegue el primer visitante, porque nadie se puso de acuerdo en lo básico. Resuelva estas preguntas una sola vez:

1. ¿Qué necesitamos saber? Poco: nombre, la mejor forma de contactarlo, si es su primera visita, cómo supo de la iglesia y si desea que alguien se comunique con él. La petición de oración es opcional y debe seguir siéndolo.
2. ¿Dónde se guarda? Elijan una sola lista. No una libreta, un grupo de texto y una hoja de cálculo, sino un solo lugar.
3. ¿Quién puede verla? Los datos de los visitantes, y sobre todo sus peticiones de oración, solo deben verlos quienes hacen el seguimiento.
4. ¿Cómo anotamos el permiso? Registre por qué medio la persona acepta ser contactada y respételo. Quien dio su correo pero no su teléfono no ha pedido un mensaje de texto.
5. ¿En qué idioma? En una iglesia bilingüe, anote si el visitante prefiere inglés o español, para que lo contacte la persona adecuada.

El domingo: reciba al visitante sin incomodarlo

Los visitantes notan la diferencia entre ser bienvenidos y ser "procesados". Enseñe a sus anfitriones a empezar con una conversación y pedir datos solo después de una conexión real.

Algunos hábitos prácticos:

• Primero salude, después pregunte. Aprenda su nombre y algo de su historia antes de mencionar cualquier tarjeta o formulario.
• Ofrezca, no exija. "¿Le gustaría que le enviemos información sobre la iglesia?" funciona mejor que entregar una tabla con hojas para llenar.
• Pregunte cómo prefiere que lo contacten. Algunas personas agradecen una llamada. Otras solo quieren un correo.
• Escuche la necesidad real. Un visitante que menciona una hospitalización, un bebé recién nacido o una mudanza necesita un siguiente paso distinto al de alguien que solo está conociendo iglesias.
• Entregue los datos ese mismo día. Antes de irse a casa, los anfitriones le pasan lo que supieron al encargado de registros, mientras todo está fresco.

La primera semana: quién hace qué

Los primeros días son los más importantes. Así encajan los roles en una semana típica.

Domingo por la tarde. El encargado de registros anota a cada visitante en la lista y marca a quienes pidieron hablar con un líder o compartieron una necesidad.

Lunes o martes. El líder de bienvenida revisa la lista y le asigna a cada visitante una persona responsable. Quienes pidieron un líder van con el pastor o un anciano. Quien dejó una petición de oración va con alguien del equipo de cuidado pastoral. Los demás, de ser posible, van con el anfitrión o el conector que los conoció.

A mitad de semana. Cada responsable hace su contacto personal por el medio que el visitante prefirió, y anota el resultado en la lista: se habló con él, se dejó un mensaje o aún no responde.

Antes del domingo siguiente. El líder de bienvenida confirma que se contactó a cada visitante y avisa a los anfitriones quién podría regresar, para que alguien lo reciba por su nombre.

Las palabras exactas y el momento de cada mensaje son un tema aparte. Aquí lo importante es que cada visitante tenga un responsable y una fecha límite.

El primer mes: lleve un registro para que nadie quede olvidado

Después de la primera semana, el seguimiento pasa de "bienvenida" a "pertenencia". Manténgalo sencillo:

• Use pocos estados y claros. Por ejemplo: Nuevo, Contactado, Regresó, Conectado a un grupo, Sin respuesta. Cualquiera debería poder mirar la lista y saber cómo va cada visitante.
• Tenga una reunión semanal de 15 minutos. El líder de bienvenida, el pastor y una o dos personas más repasan juntos la lista. Fácilmente pueden ser los 15 minutos más útiles de su semana.
• Busque un solo siguiente paso. Una segunda visita, una comida, un grupo pequeño, un almuerzo para nuevos. Un paso, no cinco.
• Sepa cuándo detenerse. Si alguien no responde después de unos pocos intentos amables y sin presión, márquelo como "sin respuesta" y déjelo tranquilo. Respetar su silencio también es respetarlo a él.
• Celebre los avances. Cuando un visitante se une a un grupo o pregunta por la membresía, actualice la lista y agradezca a quienes ayudaron.

Cómo apoya Church By Faith el seguimiento de visitantes

Church By Faith apoya este proceso con algunas herramientas concretas, y es justo decir también lo que no hace.

Lo que sí hace:

• Visitante o miembro. Cada perfil indica si la persona es visitante o miembro, aparte de lo que tiene permitido hacer. Después de su llegada, solo el personal con permiso para gestionar miembros puede cambiarlo.
• "Tu visita". Un visitante que inicia sesión puede responder cinco preguntas breves en su perfil: si es su primera visita, cómo supo de la iglesia, si desea que un líder lo contacte, una petición de oración y sus intereses.
• "Visitantes por contactar". En la página de miembros, el personal ve la lista de visitantes, con la marca "Pidió que lo contacten" y la fecha de su primera visita. Solo la ven quienes tienen el permiso pastoral privado, así que los datos quedan con su equipo de cuidado.
• Marcas de relación como Invitado por primera vez e Invitado habitual, para ver de un vistazo quién es nuevo.
• Roles que corresponden a su equipo, como Miembro del equipo de cuidado y Líder de grupo, y una bandeja de entrada donde las conversaciones de la categoría Visitantes nuevos pueden asignarse a una persona concreta.

Lo que no hace: no hay tarjetas de conexión, ni página para "planear su visita", ni registro por quiosco o código QR. Si usa tarjetas de bienvenida en papel, siga usándolas y pida a su encargado de registros que pase los datos ese mismo día. También puede invitar a los visitantes a iniciar sesión y completar "Tu visita" ellos mismos.

Puede ver cómo estas herramientas se relacionan con el resto de la plataforma en la página de funciones y comparar los planes en la página de precios.

Lista rápida

• Nombre un líder de bienvenida, anfitriones, un pastor de contacto, un conector y un encargado de registros.
• Acuerden los cinco datos que van a pedir y dónde se guardarán.
• Limite quién puede ver los datos de visitantes y sus peticiones de oración.
• Anote cómo quiere ser contactado cada visitante y en qué idioma.
• Registre a cada visitante el mismo día.
• Asigne un responsable a cada visitante a más tardar el martes.
• Tenga una reunión semanal breve y use estados sencillos.
• Deténgase con amabilidad cuando alguien no responde.

Vea cómo Church By Faith mantiene una lista de visitantes por contactar para su equipo de cuidado: conozca las funciones.