Software de administración para iglesias pequeñas: qué comparar

Si usted dirige una iglesia pequeña, probablemente no cuenta con un administrador de tiempo completo, una persona de sistemas ni un gran presupuesto para tecnología. Lo que sí tiene son varias hojas de cálculo, uno o dos grupos de texto y un pastor que recuerda mucho más de lo que cabe en cualquier base de datos. El software adecuado debe quitarle peso a su equipo, no crearle un trabajo nuevo.

Esta guía le muestra qué comparar, qué preguntas hacer y cómo evitar pagar por más de lo que su congregación necesita.

Empiece por las tareas, no por la lista de funciones

Todas las páginas de software para iglesias muestran una lista larga de funciones. Ese no es el mejor punto de partida. Comience con las tareas que su equipo realiza cada semana y con quién las realiza.

Siéntese con su pastor y con uno o dos voluntarios clave y respondan juntos estas preguntas:

• ¿Quiénes son nuestras personas? ¿Dónde guardamos nombres, teléfonos, cumpleaños y quién es visitante y quién es miembro?
• ¿Cómo las cuidamos? ¿Cómo llegan las peticiones de oración a los líderes correctos y cómo nos aseguramos de que nadie quede olvidado?
• ¿Cómo nos comunicamos? Avisos, boletines por correo, respuestas personales.
• ¿Cómo recibimos los diezmos y las ofrendas? En línea, en efectivo, con cheque o una combinación, y ¿quién los concilia?
• ¿Para qué nos reunimos? Cultos, grupos pequeños, eventos, clases.
• ¿Qué compartimos? Prédicas, videos, enseñanzas, planes de lectura bíblica.

Ordene esas tareas según cuánto trabajo o frustración le causan hoy. Las dos o tres primeras son las que el software debe resolver bien. Lo demás es un extra.

Las funciones principales que debe comparar

Cuando tenga clara su lista de tareas, compare los productos en las áreas que más pesan para una iglesia pequeña.

Personas y registro de miembros

Es el corazón de cualquier sistema de administración de la iglesia. Busque:

• Una diferencia clara entre visitantes y miembros, para que los nuevos no se pierdan entre toda la lista.
• Búsqueda por nombre o teléfono, y filtros que un voluntario pueda entender.
• Campos que reflejen la vida de la iglesia: bautismo, fecha de membresía, grupo pequeño, cómo supo de ustedes.
• Control sobre quién puede unirse y quién puede ver la información de los miembros.

Cuidado pastoral y oración

Para muchas iglesias pequeñas, esta es la verdadera razón para cambiar de herramienta. Pregunte si una petición de oración puede compartirse con toda la iglesia, solo con los líderes o mantenerse privada, y si alguien puede pedir oración sin que aparezca su nombre. Verifique quién puede leer las peticiones privadas de manera predeterminada. Un buen sistema protege a la persona que pide ayuda, no solo los datos.

Grupos, eventos y asistencia

Los grupos pequeños y los ministerios necesitan un lugar propio: miembros, líderes y una forma sencilla de comunicarse. Para los eventos, busque confirmación de asistencia, límite de cupo y un registro de asistencia. Sea honesto sobre lo que necesita. Si su iglesia registra a los niños con etiquetas impresas o arma cada semana el calendario de voluntarios, confirme que el producto realmente lo hace, porque muchos no lo hacen.

Comunicación

Distinga estas tres cosas, porque los productos a menudo las mezclan:

1. Avisos que los miembros ven al entrar.
2. Campañas de correo a grupos de personas, con la baja de suscripción y el consentimiento bien manejados.
3. Conversaciones personales, como responder una petición de oración por correo o por mensaje de texto.

En Estados Unidos, enviar mensajes de texto desde un número de organización normalmente requiere un registro ante los operadores, así que pregunte cómo lo maneja cada producto antes de suponer que los textos "simplemente funcionan".

Ofrendas y diezmos

Pregunte cómo funcionan en la práctica las ofrendas en línea: tarjeta, PayPal, donaciones mensuales, y si el efectivo y los cheques pueden registrarse junto con lo recibido en línea para que los totales cuadren. Pregunte también qué pasa a fin de año. Algunos productos generan las constancias de donación automáticamente; otros le dan una exportación a partir de la cual su tesorero las prepara. Ambas opciones pueden servir, pero debe saber cuál está comprando.

Las preguntas que las iglesias pequeñas olvidan hacer

Las funciones son solo la mitad de la decisión. Con el tiempo, estas preguntas suelen pesar más.

• Idioma. Si su congregación es bilingüe, ¿cada persona puede usar la plataforma en su propio idioma, o es un solo idioma para toda la iglesia? ¿El español es una traducción real y revisada, o se nota que fue automática?
• Permisos. ¿Puede darle a alguien del equipo de cuidado acceso a las peticiones de oración sin entregarle también el registro de ofrendas? ¿Puede limitar quién ve teléfonos y correos?
• Seguridad. ¿Cómo se mantienen los datos de su iglesia separados de los de otras iglesias? ¿Queda registro cuando alguien exporta o elimina información?
• Sus datos. ¿Puede obtener una exportación completa si algún día se va? Pregúntelo antes de firmar, no después.
• Ayuda para empezar. ¿Quién pasa su hoja de cálculo al nuevo sistema? ¿La ayuda está incluida o se cobra por hora?
• Costos escondidos. Cuente los usuarios administradores, el almacenamiento de video, el sitio web, las comisiones de pago y los complementos. Las comisiones por ofrendas con tarjeta casi siempre van aparte de la suscripción.
• El celular. ¿Funciona bien desde el navegador del teléfono? ¿Hay una aplicación nativa, y está de verdad disponible hoy en las tiendas?

Cómo hacer una comparación justa

Un proceso corto y ordenado evita que la decisión se alargue por meses.

1. Elija dos o tres productos que cubran sus tareas principales. Más que eso solo confunde.
2. Escriba un caso real para cada tarea principal, por ejemplo: "Una visitante nueva pide que un pastor la llame" o "Un hermano ofrenda con tarjeta y otro entrega efectivo el domingo".
3. Recorra cada caso en cada producto junto con la persona que hará el trabajo, no solo con el pastor.
4. Calcule el precio de su iglesia real, con su número de administradores, sedes y videos, no con el plan más barato de la página.
5. Anote lo que falta y decida si puede vivir con una alternativa.
6. Pregunte por la mudanza: tiempos, importación de datos y capacitación.

"Hágase todo decentemente y con orden" (1 Corintios 14:40) es un buen lema para este proceso. Orden, no perfección.

Cómo se compara Church By Faith en estos puntos

Church By Faith es una plataforma bilingüe de administración y discipulado pensada para iglesias pequeñas y medianas. Así se ve frente a la lista anterior, incluyendo lo que no hace. (La lista completa está en la página de funciones.)

Lo que cubre:

• Personas: una lista de miembros con búsqueda, filtros y estado de seguimiento; cada perfil indica si la persona es visitante o miembro, y las solicitudes para unirse esperan la aprobación de un administrador.
• Cuidado y oración: peticiones que pueden compartirse con toda la iglesia, solo con los líderes o de forma privada, incluso de manera anónima, sin que ni los líderes sepan quién la hizo.
• Grupos y eventos: grupos con líderes y chat de grupo, eventos con confirmación de asistencia y límite de cupo, y registros de asistencia.
• Roles: siete roles incluidos, desde Propietario de la iglesia hasta Invitado, con permisos que aplica la propia base de datos.
• Idioma: toda la plataforma está en inglés y en español, y cada persona elige su idioma en cualquier plan.
• Seguridad: los datos de cada iglesia están aislados a nivel de base de datos, y las exportaciones, los cambios de configuración y las eliminaciones quedan registrados.
• Ofrendas: el registro de ofrendas viene en todos los planes. Cada miembro registra la ofrenda que envió en efectivo, cheque, Zelle o transferencia, y cuenta en los totales una vez que el tesorero confirma que llegó. Las ofrendas en línea con tarjeta y PayPal hoy funcionan solo para nuestro ministerio fundador; todavía no están disponibles para otras iglesias mientras se construyen las cuentas de pago de cada iglesia. Además, puede exportar las ofrendas en CSV para el trabajo de fin de año.
• Configuración: una persona real le ayuda a empezar: roles, marca y qué activar primero. Trasladar prédicas, eventos y otro contenido existente es un servicio adicional con costo.

Al momento de escribir este artículo, los planes cuestan $39 al mes (Basic), $89 al mes (Growth) y $179 al mes (Premium), con dos meses gratis si paga por año. Puede ver qué incluye cada plan en la página de precios.

Lo que no hace: registro de niños (check-in), programación de voluntarios, planificación del culto ni integración con programas de contabilidad. Exporta los datos de ofrendas en lugar de generar constancias de fin de año automáticas. El sitio web público de la iglesia es un servicio aparte, de pago único, y no forma parte del plan mensual. La experiencia para los miembros funciona hoy desde el navegador de cualquier teléfono, y la aplicación nativa todavía está en camino.

Si alguna de estas ausencias es decisiva para su iglesia, es mejor saberlo desde ahora.

Lista rápida

• Anote sus tres tareas semanales más importantes antes de mirar cualquier producto.
• Compare el registro de personas, el cuidado pastoral, los grupos, la comunicación y las ofrendas.
• Confirme que cada persona pueda usar su propio idioma, no solo la iglesia en general.
• Revise los permisos, la seguridad y la exportación de datos.
• Calcule el costo de su iglesia real: administradores, almacenamiento, sitio web y comisiones.
• Recorra un caso real en cada producto con la persona que lo va a usar.
• Escriba lo que falta y cuál será su alternativa.

Elegir software también es una decisión de mayordomía. Tómese el tiempo de comparar con calma y escoja la herramienta que mejor sirva a su gente, no la que tenga la lista de funciones más larga.

¿Quiere ver cómo encajan todas estas piezas en una sola plataforma bilingüe? Conozca las funciones de Church By Faith.